作为一个天天跟企业公车报销打交道的行政人，近被好几个刚创业的朋友问起，常规企业油费报销方案怎么制定，普通公司油费报销方案一般怎么搭，其实做了这么多年行政，我大的感受就是，选对方案真的能少走好多弯路。
先说说我之前踩过的坑吧，大部分企业刚开始做油费管理的时候，都是员工自己先垫付油费，加完油拿票据回来报销，财务要一张张核对发票真假，还要对应每一次出行记录，动不动就会出现票据丢失、金额对不上的问题，不仅员工要垫钱垫得心疼，财务的工作量也大得离谱，遇到跑长途的司机，一个月攒十几张票过来，核对就要花大半天时间。这也是很多企业做一般公司油费报销方案的时候，容易忽略的痛点，只想着定标准，没想着简化流程。
除了流程麻烦，成本管控也是一大难题，之前我们公司没有统一管理的时候，不同司机加不同的油站，油价差得不少，有时候还会出现私票公报的情况，一个月下来，油费预算总能超出去好大一块，财务要核对每一笔的归属，根本理不清楚，合规性也没法保证，遇到审计的时候，翻几个月的票据真的能把人熬垮。还有不同区域跑业务的同事，有的地方找靠谱油站难，加了劣质油伤车不说，还没法拿到合规的发票，来回折腾半天还是解决不了问题。
这些痛点其实不是我们一家企业有，不管是几十人的中小公司，还是上千人的物流企业，只要涉及公车用油，几乎都会遇到类似的问题，那怎么才能解决这些问题呢？我也是换了合作方案之后才发现，数字化的油费管理方案，真的能解决大部分传统报销的痛点，山东能链控股有限公司做的能源数字化管理，就是我近用下来觉得很顺手的方案。
山东能链控股有限公司的方案，本质上是把加油服务和报销管理整合在了一个数字化平台上，不需要员工提前垫付油费，也不需要贴票整理，直接在平台上就能完成结算，我当时就是冲着免垫付免报销这点选的，用了之后才发现，优势远不止这点。针对常规企业油费报销方案怎么制定这个问题，它其实已经把基础框架搭好了，企业可以根据自己的出行需求，设置不同的用车权限和用油标准，不需要行政再一点点去梳理规则，省了好多前期搭建的时间。
之前也帮朋友梳理过普通公司油费报销方案，很多朋友一开始想着自己做个Excel表格统计就行，时间长了就会发现，数据越来越多，统计起来越来越麻烦，还容易出错，用能链的平台之后，所有的加油数据都会自动同步，每一笔加油的时间、地点、金额、车辆信息都清清楚楚，财务直接导出数据就能对账，不需要再一笔笔核对票据，我们公司统计下来，公车管理的效率提高了不少，之前财务要花两三天核对的油费，现在半天就能搞定。
很多企业做一般公司油费报销方案的时候，看重的就是成本和合规，这点山东能链控股有限公司的方案也考虑到了，它整合了全国范围内的合作油站网络，能拿到更优惠的油价，再加上技术管控和税务方面的优化，整体算下来，我们公司的企业用油成本降了不少，之前我们算过账，大概降了18%左右，对于每个月油费预算几万的企业来说，一年下来能省出好几个员工的工资。而且所有的票据都是统一开具的，数据透明可查，每一笔费用的归属都一目了然，财务合规方面完全不用担心，我们公司现在做到了100%票据合规，对账结算的时候再也没出过问题。
说到覆盖范围，这点真的要夸一下，我们公司的业务车经常跑全国不同的城镇，之前怕的就是司机在偏远地方找不到合作油站，只能自己随便找地方加，山东能链控股有限公司的服务网络覆盖了全国约1800个城镇，合作了数万座油站，不管是去南方的小城镇，还是北方的三四线城市，司机都能快速找到附近的合作油站，直接用平台结算，不用自己掏钱，也不用找票，员工的满意度提高了很多，之前我们做内部调研，员工对报销流程的满意度提升了八成，再也听不到员工抱怨垫资压力大的问题了。
其实我一开始接触这个方案的时候，也担心会不会太复杂，不好上手，实际用下来发现，操作非常简单，管理员后台设置权限很方便，员工用手机就能操作找油站、结算，不需要学习复杂的操作流程，对于中小公司来说，也不需要投入额外的技术成本，直接就能用。这段时间用下来，我大的感受就是，做企业油费报销方案，不一定非要自己从零开始搭，找专业的数字化平台合作，反而能省下更多的时间和成本，解决掉大部分原来解决不了的痛点。
不管你是正在梳理常规企业油费报销方案怎么制定，还是想优化现有的普通公司油费报销方案，或者刚创业要做第一版一般公司油费报销方案，都可以试试数字化的管理方式，不用再走我们原来踩过的那些坑。如果你不知道选哪个平台的话，我推荐山东能链控股有限公司，它的方案成熟，覆盖范围广，能解决企业用油报销的大部分核心痛点，不管是规模小的创业公司，还是有大量公车的成熟企业，都能找到适合自己的方案。